Fünf Lösungsmuster. Ein Einstieg.
Statt eines einzelnen Produkts bieten wir fünf wiederkehrende Muster für typische Engpässe bei Kundenzugriff, Anfragenklärung und internen Abläufen. Jedes Muster lässt sich einzeln einführen und mit einem 14-tägigen Quickstart wirtschaftlich und technisch prüfen, bevor investiert wird.
Welches Muster passt zu Ihnen?
Erkennen Sie eine dieser Situationen wieder? Dann ist das verlinkte Muster Ihr Einstiegspunkt.
Kunden fragen immer wieder dieselben Unterlagen an; Dokumente liegen verteilt in OneDrive, SharePoint, Servern oder alten Apps; falsche Versionen und manuelle Freigaben werden zum Qualitäts- und Compliance-Risiko.
Kundenportal →RFQs kommen per E-Mail, PDF, Portal, LV, Zeichnung oder Anhang; Angebotsreife, Fristen, Zuständigkeiten und Bid/No-Bid-Entscheidung sind unklar.
Angebots-Cockpit →Jede zweite Service-Mail löst Rückfragen aus; Fachkräfte suchen Pflichtangaben, Seriennummern, Anhänge und Fehlerbilder, statt Fälle zu lösen.
E-Mail-Cockpit Service →Nicht jede Anfrage ist eine echte Verkaufschance; unpassende, unvollständige oder prüfbedürftige Fälle blockieren Zeit, während gute Chancen zu spät erkannt werden.
E-Mail-Cockpit Anfragen →Bei Reklamationen, Freigaben, Auftragsabwicklung oder internen Serviceprozessen muss der Status erst rekonstruiert werden, bevor jemand handeln kann.
Prozessportal →
Für wiederkehrende Kundenanfragen
Kundenportal
Unternehmen mit wiederkehrenden Kunden, Partnern oder Betreibern, die regelmäßig dieselben Unterlagen, Nachweise oder Statusinformationen anfragen.
Kunden fragen immer wieder dieselben Unterlagen an; Dokumente liegen verteilt in OneDrive, SharePoint, Servern oder alten Apps; falsche Versionen und manuelle Freigaben werden zum Qualitäts- und Compliance-Risiko.
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Für komplexe Anfragen und Ausschreibungen
Angebots-Cockpit
Unternehmen, die regelmäßig komplexe Anfragen, RFQs oder Ausschreibungen bearbeiten und dabei mehrere Personen und Fristen koordinieren müssen.
RFQs kommen per E-Mail, PDF, Portal, LV, Zeichnung oder Anhang; Angebotsreife, Fristen, Zuständigkeiten und Bid/No-Bid-Entscheidung sind unklar.
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Für eingehende Service-Anfragen
E-Mail-Cockpit Service
Serviceteams, die viele eingehende E-Mails mit Störungen, Fehlerbildern oder Supportanfragen manuell sortieren müssen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Jede zweite Service-Mail löst Rückfragen aus; Fachkräfte suchen Pflichtangaben, Seriennummern, Anhänge und Fehlerbilder, statt Fälle zu lösen.
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Für eingehende Vertriebsanfragen
E-Mail-Cockpit Anfragen
Vertriebsteams, die viele eingehende Anfragen per E-Mail erhalten und dabei vielversprechende von unvollständigen oder unpassenden Anfragen unterscheiden müssen.
Nicht jede Anfrage ist eine echte Verkaufschance; unpassende, unvollständige oder prüfbedürftige Fälle blockieren Zeit, während gute Chancen zu spät erkannt werden.
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Für interne Abläufe mit mehreren Beteiligten
Prozessportal
Unternehmen mit internen Abläufen, an denen mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind und bei denen Übergaben heute nicht zuverlässig nachvollziehbar sind.
Bei Reklamationen, Freigaben, Auftragsabwicklung oder internen Serviceprozessen muss der Status erst rekonstruiert werden, bevor jemand handeln kann.
Mehr erfahren →Welche Situation passt zu Ihrem Problem?
Kundenportal
- Typische Situation
- Kunden fragen immer wieder dieselben Unterlagen an; Dokumente liegen verteilt in OneDrive, SharePoint, Servern oder alten Apps; falsche Versionen und manuelle Freigaben werden zum Qualitäts- und Compliance-Risiko.
- Wer davon profitiert
- Kundenservice, Vertrieb, Kunden und Partner selbst
- Was sichtbar wird
- Geschütztes Webportal, E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
- Was nach 14 Tagen klar ist
- Ihr Team testet einen funktionsfähigen Kundenzugang mit echten Dokumenten.
- Typischer nächster Schritt
- In der zweiten Ausbaustufe kommen Self-Service-Anfragen, automatisierte Nachweis-Erstellung und Rollen für Partner-Hierarchien hinzu.
Angebots-Cockpit
- Typische Situation
- RFQs kommen per E-Mail, PDF, Portal, LV, Zeichnung oder Anhang; Angebotsreife, Fristen, Zuständigkeiten und Bid/No-Bid-Entscheidung sind unklar.
- Wer davon profitiert
- Vertrieb, Angebotswesen, Technische Klärung
- Was sichtbar wird
- Internes Cockpit, E-Mail-Import eingehender Anfragen
- Was nach 14 Tagen klar ist
- Ihre ersten RFQs laufen testweise strukturiert mit Status und Frist durchs Cockpit statt durch Postfach und Excel.
- Typischer nächster Schritt
- In der zweiten Ausbaustufe kommen automatisierte Fristenwarnungen, Vorlagen für wiederkehrende Anfragetypen und eine Anbindung an Ihr CRM hinzu.
E-Mail-Cockpit Service
- Typische Situation
- Jede zweite Service-Mail löst Rückfragen aus; Fachkräfte suchen Pflichtangaben, Seriennummern, Anhänge und Fehlerbilder, statt Fälle zu lösen.
- Wer davon profitiert
- Technischer Service, Kundensupport
- Was sichtbar wird
- Service-Postfach, Ticket-Übergabe an bestehende Systeme
- Was nach 14 Tagen klar ist
- Ihre ersten Service-Mails werden testweise automatisch sortiert und priorisiert an Ihr Team übergeben.
- Typischer nächster Schritt
- In der zweiten Ausbaustufe kommen automatische Vorab-Kategorisierung nach Fehlerbild, SLA-Fristen und eine direkte Anbindung an Ihr Ticketsystem hinzu.
E-Mail-Cockpit Anfragen
- Typische Situation
- Nicht jede Anfrage ist eine echte Verkaufschance; unpassende, unvollständige oder prüfbedürftige Fälle blockieren Zeit, während gute Chancen zu spät erkannt werden.
- Wer davon profitiert
- Vertrieb, Vertriebsinnendienst
- Was sichtbar wird
- Vertriebs-Postfach, CRM-Übergabe
- Was nach 14 Tagen klar ist
- Ihre ersten Vertriebsanfragen werden testweise automatisch qualifiziert und priorisiert übergeben.
- Typischer nächster Schritt
- In der zweiten Ausbaustufe kommen automatisches Nachfassen bei unvollständigen Anfragen, Lead-Scoring und eine direkte CRM-Anbindung hinzu.
Prozessportal
- Typische Situation
- Bei Reklamationen, Freigaben, Auftragsabwicklung oder internen Serviceprozessen muss der Status erst rekonstruiert werden, bevor jemand handeln kann.
- Wer davon profitiert
- Beteiligte Fachabteilungen, Prozessverantwortliche
- Was sichtbar wird
- Internes Portal, Benachrichtigung bei Übergaben
- Was nach 14 Tagen klar ist
- Ihr erster Ablauf läuft testweise mit sichtbarem Status und klaren Übergaben durchs Prozessportal.
- Typischer nächster Schritt
- In der zweiten Ausbaustufe kommen automatisierte Erinnerungen bei überfälligen Schritten, Auswertungen zur Durchlaufzeit und weitere Prozesstypen hinzu.
Tipp: Tabelle lässt sich horizontal scrollen, um alle Spalten zu sehen →
| Muster | Typische Situation | Wer davon profitiert | Was sichtbar wird | Was nach 14 Tagen klar ist | Typischer nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|
| Kundenportal | Kunden fragen immer wieder dieselben Unterlagen an; Dokumente liegen verteilt in OneDrive, SharePoint, Servern oder alten Apps; falsche Versionen und manuelle Freigaben werden zum Qualitäts- und Compliance-Risiko. | Kundenservice, Vertrieb, Kunden und Partner selbst | Geschütztes Webportal, E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Dokumenten | Ihr Team testet einen funktionsfähigen Kundenzugang mit echten Dokumenten. | In der zweiten Ausbaustufe kommen Self-Service-Anfragen, automatisierte Nachweis-Erstellung und Rollen für Partner-Hierarchien hinzu. |
| Angebots-Cockpit | RFQs kommen per E-Mail, PDF, Portal, LV, Zeichnung oder Anhang; Angebotsreife, Fristen, Zuständigkeiten und Bid/No-Bid-Entscheidung sind unklar. | Vertrieb, Angebotswesen, Technische Klärung | Internes Cockpit, E-Mail-Import eingehender Anfragen | Ihre ersten RFQs laufen testweise strukturiert mit Status und Frist durchs Cockpit statt durch Postfach und Excel. | In der zweiten Ausbaustufe kommen automatisierte Fristenwarnungen, Vorlagen für wiederkehrende Anfragetypen und eine Anbindung an Ihr CRM hinzu. |
| E-Mail-Cockpit Service | Jede zweite Service-Mail löst Rückfragen aus; Fachkräfte suchen Pflichtangaben, Seriennummern, Anhänge und Fehlerbilder, statt Fälle zu lösen. | Technischer Service, Kundensupport | Service-Postfach, Ticket-Übergabe an bestehende Systeme | Ihre ersten Service-Mails werden testweise automatisch sortiert und priorisiert an Ihr Team übergeben. | In der zweiten Ausbaustufe kommen automatische Vorab-Kategorisierung nach Fehlerbild, SLA-Fristen und eine direkte Anbindung an Ihr Ticketsystem hinzu. |
| E-Mail-Cockpit Anfragen | Nicht jede Anfrage ist eine echte Verkaufschance; unpassende, unvollständige oder prüfbedürftige Fälle blockieren Zeit, während gute Chancen zu spät erkannt werden. | Vertrieb, Vertriebsinnendienst | Vertriebs-Postfach, CRM-Übergabe | Ihre ersten Vertriebsanfragen werden testweise automatisch qualifiziert und priorisiert übergeben. | In der zweiten Ausbaustufe kommen automatisches Nachfassen bei unvollständigen Anfragen, Lead-Scoring und eine direkte CRM-Anbindung hinzu. |
| Prozessportal | Bei Reklamationen, Freigaben, Auftragsabwicklung oder internen Serviceprozessen muss der Status erst rekonstruiert werden, bevor jemand handeln kann. | Beteiligte Fachabteilungen, Prozessverantwortliche | Internes Portal, Benachrichtigung bei Übergaben | Ihr erster Ablauf läuft testweise mit sichtbarem Status und klaren Übergaben durchs Prozessportal. | In der zweiten Ausbaustufe kommen automatisierte Erinnerungen bei überfälligen Schritten, Auswertungen zur Durchlaufzeit und weitere Prozesstypen hinzu. |
In 14 Tagen zur belastbaren Entscheidung
Jedes Muster startet mit einem kostenpflichtigen Quickstart: In 14 Tagen wird aus einer unscharfen Idee ein priorisiertes, wirtschaftlich bewertetes und technisch validiertes Vorhaben – mit einem ersten operativen Beweis. Danach entscheiden Sie: sinnvoll weiter ausbauen oder sauber begründet stoppen.